stampa unione e moduli

UNIONE DOCUMENTI

Il comando Stampa unione del menu Strumenti consente di creare lettere tipo personalizzate, documenti legali e cataloghi. La procedura di unione comporta la fusione di due documenti, un documento principa= le ed un file di dati. Nel documento principale sono contenuti tutti gli elementi testuali e di altro tipo che rimarran= no invariati in tutte le versioni del documento finale, mentre nel file di d= ati sono contenute tutte le informazioni variabili quali i nomi e gli indirizzi dei destinatari della lettera tipo. Nel documento principale verranno inserite istruzioni speciali, definite camp= i di unione, grazie alle quali verranno stampate le informazioni variabili prelevat= e dal file di dati.

Creazione del documento principale

Per prima cosa si deve apri= re il documento principale che conterrà testo, punteggiatura, formattazione..e tutti gli altri elementi che rimarranno invariati in tut= te le versioni della lettera tipo. Il documento principale può gi&agr= ave; esistere oppure si può creare al momento eventualmente ricorrendo all'uso di un modello: 1- Aprire o creare il documento da usare come principale 2- Scegliere il comando Stampa unione del menu Strumenti 3- Al= la voce "Documento principale" scegliere il pulsante Crea, quindi "Lettere tipo" 4- Scegliere il pulsante Finestra attiva =

Indicazione = del file di dati:

Per indicare le informazioni che vogliamo unire= al documento principale dobbiamo specificare il f= ile di dati che le contiene. Si può aprire un file di dati già realizzato oppure crearne uno nuovo ed inserirvi tutte le informazioni relative ai destinatari.

Apertura di un = file esistente:

= In questo caso i record di dati devono essere stati organizzati sotto forma = di tabella, scrivendo su ciascuna colonna il nome del campo e riportando poi tutti i dati nelle varie celle, salvando infine con il nome voluto=

NOME	DATA DI NASCITA	PROFESSIONE
Dylan Dog	06-06-1966	Indagatore dell'occulto
Martin Mystere	05-05-1955	Detective dell'Impossibile

Dopo aver aperto il documento principale, nella stessa finestra di dialogo si deve:

Scegliere il pulsante = Dati alla voce "Origine dati
Scegliere Apri origine= dati
Nella finestra che si = apre ricercare la cartella contenente il file di dati che si desidera utilizzare
Nel successivo messagg= io che viene visualizzato scegliere Modifica documento principale. <= /li>
Si apre la barra degli strumenti Campo unione; cliccando sul pulsante Inserisci campo union= e, appare l'elenco dei campi che formano la tabella. Inserire i campi unione nella posizione in cui si desidera che ve= ngano stampate le informazioni sul destinata= rio
Unire il tutto in un n= uovo documento, salvare il lavoro fatto e passare alla stampa.

Per visualizzare le lettere premere sul pulsante (<ABC>) che alterna la visualizzazione dei campi unione e dei dati effettivi, mentre per veder= e i vari record basta cliccare sulle apposite frecce.

Alla fine del lavoro si può unire il tutto in un nuovo documento cliccando sul pulsante apposito e salvando col nome voluto.

Creazione di un= file dati nuovo:

1. Creare e salvare il documen= to principale

2. Scegliere il comando Stampa Unione del menu Strumenti, cliccare sul pulsante Crea e scegliere Lettere= tipo e poi Finestra attiva

3. Cliccare sul pulsante Dati e scegliere Crea origine dati

4. Nella colonna "Nomi di= campo nell'intestazione" si trova un elenco dei campi di uso più frequente: dobbiamo selezionare e rimuovere cliccando sul pulsante apposi= to quelli che non interessano. Se abbiamo bisogno di un campo che non compare nell'elenco, digitarlo nella casella "Nome campo" e cliccare sul pulsante Aggiungi nuovo campo

5. Dopo aver cliccato su O.k, = nella finestra Salva con nome che si apre, scegliere la cartella e digitare il = nome con cui si vuole salvare il file

6. Cliccare sul pulsante Modif= ica origine dati: si apre la finestra Modulo dati all'interno della quale, nei campi scelti in precedenza, digiteremo i dati cliccando alla fine di cias= cun record su Nuovo. Alla fine cliccheremo su O.k

7. Si apre la barra degli stru= menti Campo unione; cliccando sul pulsante Inserisci campo unione, appare l'ele= nco dei campi che formano la tabella. Inserire i campi unione nella posizione= in cui si desidera che vengano stampate le informazioni sul destinatario <= /span>

Unire il tutto in un n= uovo documento, salvare il lavoro fatto e passare alla stampa

N.B : per inserire altri record basta aprire la tabella, inserire i nuovi dat= i e salvare.

Moduli

Con il termine modulo si in= tende uno stampato contenente indicazioni generiche da completare negli apposit= i spazi con notizie e dati particolari. E' possibile utilizzare Word per creare i seguenti tipi di moduli: Un modulo che viene stampato e quindi compilato = su carta. Si utilizza la barra degli strumenti Moduli per inserire caselle di testo in cui gli utenti immettono informazioni e caselle di contr= ollo che elencano scelte, come Si e No Un modulo in= linea da distribuire e raccogliere tramite posta elettronica o un altro tipo di rete. Anche in questo caso si utilizzano gli strumenti della barra Moduli. E' possibile aggiungere messaggi della Guid= a ai moduli in linea per fornire informazioni aggiuntive agli ut= enti.

Creazione di= un modulo in linea:

E' necessario salvare e distribuire un modulo in linea come modello e per far ciò occorre creare un nuovo documento basato sul modello, conservando il modello originale come "modulo vuoto" da riutilizzare quando necessario= .

1. Progettare il modulo deline= andone il layout

2. Progettare un nuovo modello scegliendo Nuovo dal menu File. Scegliere Documento vuoto nella scheda Generali, cliccare su Modello nella casella di gruppo Crea nuovo, quindi cliccare su O.k. Se come base per un modulo si utilizza un documento anziché un modello, assicurarsi di salvarlo come modello

3. Aggiungere il testo, per es= empio le domande, e la grafica desiderati

4. Per ogni campo modulo che si desidera inserire, cliccare nel punto voluto del documento e inserire il campo modulo desiderato dopo aver aperto la barra degli strumenti Moduli =

5. Per impostare le opzioni pe= r il campo modulo, fare doppio clic sul campo modulo

6. Dopo aver creato il modulo, cliccare sull'icona Proteggi modulo nella barra strum= enti Moduli per consentire agli utenti di immettere le = informazioni solo nei campi mod= ulo

Salvare e chiudere il modello

Nota. I campi modulo sono ombreggiati per consentirne una migliore identificazione in linea. Per modificare un modulo dopo averlo creato si deve rimuovere la protezione scegliendo il comando Rimuovi protezione documento del menu Strumenti.

Utilizzo dei= campi modulo:

I campi modulo sono delle a= ree destinate alla immissione di dati; è possibile inserirli nel testo= di un paragrafo, nella cella di una tabella o in una cornice. Se il modulo è protetto si possono inserire informazioni solo nei campi mod= ulo o nelle parti non protette.
Ci sono tre categorie di campi modulo, attivabili attraverso il comando Campi modulo del menu Inserisci:

Campi di testo =
Campi casella controll= o
Campi elenco a discesa=

Uso dei campi di testo:

Sono disponibili sei tipi di campo di testo:

testo normale <= /li>
numero
data
data corrente <= /li>
ora corrente
calcolo

che si possono selezionare dalla finestra di dialogo opzioni che si può aprire in vari modi:

1. Cliccare sul campo col tasto destro e scegliere il comando proprietà

2. Cliccare due volte sul camp= o

Per modificare un campo di testo si deve:

1. Assicurarsi che il document= o non sia protetto

2. Cliccare due volte sul camp= o che si vuole modificare

Apportare le modifiche volute 5- Cliccare su o.k

Uso dei campi casella di controllo:

= Questi campi creano automaticamente una casella cliccando nella quale appare una= X che sta ad indicare una scelta affermativa (lasciandola vuota la risposta è negativa). Una volta aperta la finestra di dialogo opzioni relat= iva al campo casella di controllo seguendo lo stesso procedimento visto per i campi modulo, si deve utilizzare la casella "Dimensioni casella" per scegliere la grandezza della casella. L'opzione "Automatica" consente di adeguare le dimensioni della casella a quella del testo vicin= o (o di una eventuale tabella). Per modificare un campo casella di controllo si procede come nel caso del campo modulo.

Uso dei campi elenco a disc= esa:

= Si utilizzano per limitare le possibilità di scelta da parte degli ut= enti semplificando la compilazione di un modulo attraverso l'apertura di un el= enco a tendina nel quale è possibile scegliere la voce interessata semplicemente cliccandoci sopra. Per visualizzare la finestra di dialogo opzioni per campo elenco si procede nel modo consueto. Per aggiungere una voce all'elenco si deve digitarla nell'apposito spazio e cliccare sul pulsante Aggiungi; per spostarla in una posizione d'ordine diversa basta selezionarla ed cliccare sul pulsante Sposta. Per aggiungere in un secondo momento una voce all'elenco basta aprire la finestra delle opzioni e procedere come prima; per rimuoverla basta selezionarla dall'elenco e cliccare sul pulsante Rimuovi

Protezione d= i un modulo

Si protegge un modulo per far sì che non venga modificato per errore = durante la compilazione. Tale operazione si esegue scegliendo il comando Proteggi documento del menu Strumenti e cliccando poi su Moduli. Quando è s= tato utilizzato un modulo da un utente, per "azzerare" il tutto e permettere il riempimento ad un altra persona si deve:

1. Scegliere il comando Rimuovi protezione del menu Strumenti

2. Scegliere di nuovo il coman= do Proteggi documento del menu strumenti

3. Selezionare l'opzione Model= li

4. Cliccare su o.k

Qui sotto possiamo vedere un'applicazione dei campi modulo:

Messaggi gui= da

Si creano allo scopo di semplificare la compilazione dei moduli introducendo= dei messaggi di guida per ciascun campo modulo che compariranno in una finest= ra quando il punto d'inserimento si trova all'interno del campo (che deve es= sere protetto) e si preme F1, oppure nella barra di stato a seconda della scel= ta che si effettua. Per creare un messaggio guida si deve:

Cliccare due volte sul= campo modulo al quale si desidera aggiungere la guida
Scegliere il pulsante = Testo guida
Selezionare la scheda = Barra di stato o Tasto guida F1 a seconda di dove vogliamo che venga visualizzato il messaggio
Cliccare nella colonna "Digitare il testo" e scrivere quanto voluto
Cliccare su o.k

Ipertesti co= n Word

E' possibile arricchire le = pagine Web e le pubblicazioni di Word inserendo dei collegamenti ipertestuali che consentono di passare velocemente ad una particolare posizione nel docume= nto o nella pagina Web corrente, ad un diverso documento di Word o un'altra pagina Web o ad un file creato in un altro programma. E' possibile inoltre inserire messaggi sonori e video utilizzando quelli presenti in Word (da Inseriscià Immagineà ClipArtà Suoni o video). Il collegamento ipertestuale può consentire di passare al disco rigido del computer, all'intranet aziendale oppure ad Internet, ad esempio in una pagina sul World Wide Web. E' possibile così creare un collegamento per passare ad un grafico di Excel che fornisce dati più dettaglia= ti.
E' possibile collegare tra loro file diversi o parti diverse dello stesso file.

Collegamento= tra file diversi:

1. Selezionare la parola che dovrà diventare attiva, l'immagine oppure creare un pulsante utilizzando gli strumenti da disegno (se vogliamo scriverci qualcosa usar= e la casella testo).

2. Cliccare sull'icona Inseris= ci collegamento ipertestuale (o scegliere il comando Collegamento ipertestua= le.. del menu Inserisci)

3. Nella finestra che si apre cliccare sul pulsante Sfoglia… in alto a destra e cercare la cartel= la contenente il file con cui vogliamo creare il collegamento

4. Selezionare il file e clicc= are su O.k

5. La parola attiva assume un = colore diverso e spostandosi su di essa compare la manina con l'indice rivolto v= erso l'alto (lo stesso accade per le immagini). Se all'inizio non era stato selezionato niente appare, con un colore diverso, il nome del file con il quale è stato creato il collegamento.

Per tornare al file iniziale, possiamo creare nel secondo un pulsante che permetta il ritorno, usando la stessa tecnica (punti 1-4)

Per annullare un collegamento ipertestuale si deve:

1. Cliccare col tasto destro sull'oggetto collegato

2. Cliccare sull'icona Inseris= ci collegamento ipertestuale

Nella finestra che si = apre cliccare sul pulsante Rimuovi collegamento

Collegamento= tra parti diverse dello stesso file:

In questo caso si devono creare dei segnalibro. I segnalibro consentono di contrassegnare un elemento specifico del documento per poterlo rintraccia= re e ritornarvi rapidamente. Come esempio ammettiamo di dover collegare una pa= rola presente nella schermata della prima pagina, con il testo contenuto nella schermata della seconda pagina.

Passare all'inizio del= la seconda pagina
Cliccare davanti all'i= nizio del testo
Scegliere il comando Segnalibro del menu Inserisci
Dare un nome al segnal= ibro e cliccare sul pulsante Aggiungi
Tornare alla pagina in= iziale e selezionare l'oggetto da collegare (parola, immagine..)
Cliccare sull'icona Inserisci collegamento ipertestuale
Cliccare sul secondo pulsante Sfoglia.. (in basso) e selezionare il nome del segnalibro oppure digitarlo e premere su O.k (il primo, che permette di collega= re i file non è necessario poiché il collegamento è interno allo stesso file).

Documenti su Internet<= /i>

= Se si dispone dell'accesso a Internet usando un modem e un account internet pre= sso un provider di servizi internet è possibile aprire i documenti nel World Wide Web ( o semplicemente Web: è una raccolta di documenti multimediali collegati tra loro da elementi di connessione ipertestuale) = o in qualsiasi altra posizione Internet dalla finestra di dialogo Apri dei programmi Office. La barra degli strumenti Web (che si apre cliccando sull'icona apposita) consente di accedere rapidamente a documenti che contengono collegamenti ipertestuali. Grazie a questa barra degli strumen= ti è possibile aprire una pagina iniziale o una pagina di ricerca nel browser Web, nonché aggiungere alla cartella Preferiti alcuni documenti trovati nel Web in modo da velocizzare l'accesso in una fase successiva.